Na vile Placzek stále probíhá rekonstrukce. O termínu otevření se dozvíte z novinek, newsletteru nebo z našich soc. sítí. Poptávky na akce a svatby na příští rok však už přijímáme!!

Rezervace

GDPR & Cookies

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

VILA PLACZEK

Informace o zpracování osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)

 

 

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je:

RAF House s.r.o.
Tovární 180/9
664 91 Ivančice – Alexovice
IČO: 09216731
DIČ: CZ09216731

E-mail: info@vilaplaczek.cz
Web: www.vilaplaczek.cz

(dále jen „Správce“).

Správce poskytuje služby v souvislosti s provozem areálu a budovy Vily Placzek a v souvislosti s těmito službami zpracovává osobní údaje hostů, objednatelů, zájemců o ubytování nebo pronájem, účastníků akcí, návštěvníků webových stránek a dalších osob.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů informují subjekty údajů o tom, jaké osobní údaje Správce zpracovává, za jakými účely, na jakém právním základě, komu mohou být zpřístupněny a jaká práva mají osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány.

 

 

2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, zda osoba pouze navštíví naše webové stránky, odešle poptávku, provede rezervaci, uzavře smlouvu, absolvuje ubytování, účastní se akce nebo využije další služby.

2.1. Identifikační údaje

Můžeme zpracovávat zejména:

  • jméno a příjmení,

  • datum narození,

  • státní občanství,

  • číslo cestovního dokladu,

  • číslo víza, pokud je pro daného cizince relevantní,

  • údaje o povolení k pobytu, pokud jsou relevantní,

  • RZ vozidla,

  • podoba/obraz fyzické osoby

  • číslo platební karty

  • případně další údaje nezbytné pro splnění zákonné povinnosti.

2.2. Kontaktní údaje

Můžeme zpracovávat zejména:

  • e-mailovou adresu,

  • telefonní číslo,

  • adresu bydliště,

  • fakturační adresu,

  • případně další kontaktní údaje, které nám osoba poskytne.

2.3. Údaje z poptávek a kontaktních formulářů

Osobní údaje můžeme získávat prostřednictvím kontaktních, poptávkových a rezervačních formulářů umístěných na webových stránkách Vily Placzek nebo používaných v rámci komunikace se Správcem.

Může se jednat zejména o:

  • jméno a příjmení,

  • e-mailovou adresu,

  • telefonní číslo,

  • požadovaný termín,

  • počet osob,

  • typ požadovaného ubytování nebo pronájmu,

  • informace o požadované akci,

  • požadavky a další informace uvedené v textu poptávky,

  • případně další údaje, které osoba dobrovolně uvede.

Tyto údaje zpracováváme zejména za účelem vyřízení poptávky, přípravy nabídky, ověření dostupnosti termínu, komunikace se zájemcem a případného uzavření smlouvy.

2.4. Údaje z rezervace a pobytu

V souvislosti s rezervací a pobytem můžeme zpracovávat zejména:

  • termín pobytu,

  • počet ubytovaných osob,

  • typ ubytování,

  • údaje o rezervaci,

  • údaje o změně nebo zrušení rezervace,

  • informace související s pobytem,

  • požadavky Hosta,

  • informace nezbytné pro zajištění pobytu.

2.5. Údaje poskytnuté při online check-inu

V případě využití online check-inu můžeme zpracovávat údaje, které Host vyplní v příslušném formuláři.

Může se jednat zejména o údaje potřebné pro:

  • přípravu pobytu,

  • evidenci ubytovaných osob,

  • splnění zákonných povinností,

  • zajištění přístupu do objektu,

  • provedení check-inu a check-outu.

2.6. Údaje z dokladů totožnosti a údaje o cizincích

V souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb a plněním zákonných povinností může Správce zpracovávat údaje z dokladů totožnosti a další údaje vyžadované právními předpisy.

U cizinců mohou být v rozsahu stanoveném právními předpisy zpracovávány zejména:

  • jméno a příjmení,

  • datum narození,

  • státní občanství,

  • číslo cestovního dokladu,

  • číslo víza, pokud je pro daného cizince relevantní,

  • údaje o povolení k pobytu, pokud jsou relevantní,

  • bydliště v zahraničí,

  • účel pobytu,

  • údaje o době ubytování,

  • případně další údaje vyžadované právními předpisy.

Tyto údaje mohou být získávány zejména z cestovního dokladu, dokladu o povolení k pobytu nebo jiného příslušného dokladu předloženého Hostem.

Správce nepořizuje kopie dokladů totožnosti, pokud k tomu není dán zákonný důvod nebo jiný odpovídající právní titul.

2.7. Podpis při check-inu

V rámci osobního nebo online check-inu může být vyžadován podpis Hosta, případně elektronický podpis.

Podpis může sloužit zejména k:

  • potvrzení správnosti poskytnutých údajů,

  • potvrzení provedení check-inu,

  • potvrzení seznámení s podmínkami ubytování,

  • splnění zákonných požadavků na evidenci ubytovaných osob.

2.8. Údaje o vozidle

Pokud Host přijíždí vozidlem, můžeme zpracovávat zejména:

  • registrační značku vozidla (SPZ/RZ),

  • případně další údaje nezbytné pro organizaci vjezdu a parkování.

Registrační značka může být využita pro registraci oprávněného vjezdu do areálu.

2.9. Údaje o platbách

Můžeme zpracovávat informace související s úhradou služeb, zejména:

  • částku,

  • datum platby,

  • způsob platby,

  • identifikaci platby,

  • údaje potřebné pro vystavení účetního nebo daňového dokladu.

Údaje o platební kartě v plném rozsahu zpravidla nezpracováváme. Pokud je platba provedena prostřednictvím externího platebního poskytovatele, zpracovává platební údaje příslušný poskytovatel podle vlastních pravidel.

2.10. Údaje o službách a útratě v RAF House

Pokud Host během pobytu využije služby RAF House, který je provozován stejným Správcem, mohou být údaje o objednaných službách a jejich ceně propojeny s jeho ubytováním ve Vile Placzek.

Objednávky jídla, nápojů a dalších služeb poskytovaných v RAF House jsou evidovány v restauračním systému Fusion.

Po uzavření objednávky může být příslušná útrata v rámci interních provozních procesů převedena do rezervačního systému Previo, kde je připsána jako částka na účet konkrétního Hosta.

V Previu tak může být vedena zejména:

  • celková částka útraty,

  • datum a čas zaúčtování,

  • identifikace rezervace nebo ubytovaného,

  • případně informace o typu poskytnuté služby.

Jednotlivé položky objednávky evidované v systému Fusion nemusí být přenášeny do Previa; do účtu Hosta může být převedena pouze souhrnná částka útraty.

Útrata může být vyúčtována společně s cenou ubytování při check-outu.

Pokud výše útraty dosáhne částky, u které je podle našeho uvážení vhodné požadovat její úhradu dříve, může být Host vyzván k úhradě ještě před ukončením pobytu.

Stejným způsobem může být na účet Hosta v Previu připsána také útrata za room service nebo jiné služby poskytované Provozovatelem.

2.11. Údaje z komunikace

Můžeme uchovávat obsah komunikace s Hostem nebo zájemcem, pokud je to nezbytné pro:

  • vyřízení rezervace nebo poptávky,

  • poskytování služeb,

  • řešení požadavku,

  • reklamaci,

  • stížnost,

  • řešení škody,

  • ochranu právních nároků.

Komunikace může probíhat zejména prostřednictvím e-mailu, telefonu, rezervačního systému nebo dalších komunikačních nástrojů.

2.12. Údaje z formulářů pro odběr novinek

Na webových stránkách nebo na jiných místech mohou být k dispozici formuláře umožňující přihlášení k odběru newsletteru, novinek a obchodních sdělení.

Při přihlášení můžeme zpracovávat zejména:

  • jméno a příjmení, pokud je formulář vyžaduje,

  • e-mailovou adresu,

  • informace o udělení souhlasu,

  • datum a způsob přihlášení,

  • informace o odhlášení,

  • případně údaje o interakci s jednotlivými obchodními sděleními.

Pro rozesílání newsletterů využíváme službu Ecomail.

2.13. Údaje v souvislosti s akcemi a pronájmem celé Vily Placzek

V případě svateb, firemních akcí, večírků a dalších eventů můžeme zpracovávat osobní údaje:

  • objednatele,

  • kontaktních osob,

  • účastníků akce,

  • dodavatelů,

  • osob jednajících za objednatele.

Rozsah údajů závisí na konkrétní akci a smluvním vztahu.

 

 

3. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracováváme zejména za následujícími účely.

3.1. Vyřízení poptávky

Osobní údaje získané prostřednictvím poptávkových a kontaktních formulářů zpracováváme za účelem:

  • vyřízení požadavku,

  • ověření dostupnosti termínu,

  • přípravy cenové nabídky,

  • komunikace se zájemcem,

  • přípravy rezervace,

  • případného uzavření smlouvy.

Právním základem je podle konkrétní situace provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem Správce na vyřízení poptávky.

3.2. Vyřízení a správa rezervace

Za účelem:

  • vytvoření rezervace,

  • potvrzení rezervace,

  • změny nebo zrušení rezervace,

  • komunikace s Hostem,

  • zajištění rezervovaného ubytování nebo pronájmu.

Právním základem je zejména plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

3.3. Poskytování ubytovacích služeb

Údaje používáme pro:

  • check-in,

  • check-out,

  • evidenci ubytovaných osob,

  • zajištění přístupu do objektu,

  • komunikaci během pobytu,

  • řešení požadavků Hosta.

Právním základem je zejména plnění smlouvy a v příslušných případech splnění právní povinnosti.

3.4. Online check-in

Údaje jsou zpracovávány za účelem:

  • zjednodušení příjezdu,

  • přípravy pobytu,

  • evidence potřebných údajů,

  • splnění zákonných povinností,

  • umožnění samoobslužného check-inu.

3.5. Evidence vozidel a vjezd do areálu

Registrační značka vozidla může být zpracovávána za účelem:

  • umožnění vjezdu do areálu,

  • organizace parkování,

  • kontroly oprávněnosti vjezdu,

  • ochrany majetku a bezpečnosti areálu.

3.6. Platby a účetnictví

Údaje zpracováváme za účelem:

  • přijetí a evidence plateb,

  • vystavení účetních a daňových dokladů,

  • vedení účetnictví,

  • plnění daňových a dalších zákonných povinností.

3.7. Evidence útraty v RAF House a její připsání k účtu Hosta

Osobní údaje a údaje o útratě mohou být zpracovávány za účelem:

  • evidence objednaných služeb v RAF House,

  • evidence a uzavření účtu v restauračním systému Fusion,

  • připsání souhrnné částky útraty k účtu Hosta v systému Previo,

  • vedení účtu „na pokoj“,

  • společného vyúčtování ubytování a dalších služeb,

  • přijetí platby,

  • řešení případných reklamací nebo sporů.

Právním základem je zejména plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a oprávněný zájem Správce na řádné evidenci a vyúčtování poskytnutých služeb.

3.8. Evidence ubytovaných osob a plnění zákonných povinností

Osobní údaje zpracováváme také za účelem plnění zákonných povinností souvisejících s poskytováním ubytovacích služeb, zejména vedením příslušné evidence ubytovaných osob, domovní knihy a plněním oznamovacích povinností.

Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3.9. Oznamování ubytování cizinců

V případě ubytování cizince zpracovává Správce osobní údaje v rozsahu stanoveném právními předpisy a plní svou oznamovací povinnost vůči Policii České republiky prostřednictvím systému Ubyport.

Ubytování cizince je oznamováno v zákonné lhůtě a v rozsahu údajů stanoveném příslušnými právními předpisy.

Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3.10. Ochrana majetku a bezpečnost

Osobní údaje mohou být zpracovávány také za účelem:

  • ochrany majetku,

  • ochrany osob,

  • prevence škod,

  • prevence neoprávněného vstupu,

  • řešení bezpečnostních incidentů,

  • řešení škodních událostí,

  • ochrany právních nároků.

Právním základem je zejména oprávněný zájem Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.11. Zasílání newsletterů a obchodních sdělení

Pokud se osoba přihlásí k odběru newsletteru nebo obchodních sdělení, zpracováváme její kontaktní údaje za účelem zasílání informací o:

  • Vile Placzek,

  • ubytování,

  • akcích,

  • speciálních nabídkách,

  • RAF House,

  • dalších relevantních službách Provozovatele.

Pokud je právním základem souhlas, je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

3.12. Reklamace, stížnosti a právní nároky

Správce může zpracovávat osobní údaje v souvislosti s:

  • reklamacemi,

  • stížnostmi,

  • škodními událostmi,

  • spory s Hosty,

  • neuhrazenými pohledávkami,

  • vymáháním pohledávek,

  • uplatněním nebo obhajobou právních nároků.

Součástí takového zpracování může být také uchování související e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace, smluv, objednávek, platebních údajů, fotografií, kamerových záznamů a dalších podkladů, pokud je jejich uchování nezbytné.

Právním základem je zejména oprávněný zájem Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a případně plnění právní povinnosti.

3.13. Evidence škod a kauce

V souvislosti s pobytem nebo pronájmem Vily Placzek může Správce zpracovávat osobní údaje za účelem evidence a řešení:

  • škod způsobených Hostem nebo účastníky akce,

  • ztráty nebo poškození vybavení,

  • porušení ubytovacího nebo provozního řádu,

  • nákladů na odstranění způsobené škody,

  • kauce,

  • vrácení nebo zúčtování kauce,

  • reklamací a sporů souvisejících se škodou.

V případě škodní události může Správce pořizovat také fotografickou nebo jinou dokumentaci škody, pokud je to nezbytné pro její řádné zdokumentování, vyčíslení nebo uplatnění právního nároku.

Příslušná dokumentace může být v nezbytném rozsahu předána pojišťovně, právnímu zástupci, soudu nebo jinému oprávněnému subjektu.

 

 

4. JAK OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME

Osobní údaje můžeme získávat:

  • přímo od osoby, které se zpracování týká,

  • prostřednictvím rezervačních formulářů,

  • prostřednictvím poptávkových formulářů,

  • prostřednictvím kontaktních formulářů,

  • prostřednictvím online check-inu,

  • e-mailem,

  • telefonicky,

  • osobně při check-inu nebo během pobytu,

  • prostřednictvím rezervačních portálů,

  • prostřednictvím cestovních nebo ubytovacích partnerů,

  • od organizátora akce nebo osoby jednající za objednatele, 

  • kamerovým systémem. 

Pokud jsou údaje předávány prostřednictvím třetí osoby, může být tato třetí osoba samostatným správcem osobních údajů nebo zpracovatelem podle konkrétního způsobu spolupráce.

 

 

5. REZERVACE PROSTŘEDNICTVÍM REZERVAČNÍCH PORTÁLŮ A PARTNERŮ

Rezervaci ubytování nebo pronájmu Vily Placzek lze provést přímo u Správce nebo prostřednictvím třetích stran, zejména online rezervačních portálů, ubytovacích partnerů a dalších zprostředkovatelů.

Mezi používané nebo možné rezervační kanály patří zejména Booking.com, Previo a další rezervační portály a distribuční partneři.

Pokud je rezervace provedena prostřednictvím třetí strany, může tato třetí strana zpracovávat osobní údaje jako samostatný správce osobních údajů, a to podle vlastních pravidel ochrany osobních údajů.

Správce následně obdrží od příslušného partnera údaje nezbytné pro realizaci rezervace a poskytnutí objednaných služeb.

Rozsah předávaných údajů se může lišit podle konkrétního rezervačního kanálu a může zahrnovat zejména:

  • jméno a příjmení,

  • kontaktní údaje,

  • termín pobytu,

  • počet osob,

  • údaje o rezervované službě,

  • cenu a platební údaje v rozsahu nezbytném pro realizaci rezervace,

  • případné požadavky Hosta,

  • údaje nezbytné pro komunikaci před pobytem a během pobytu.

Pokud třetí strana předává Správci osobní údaje za účelem realizace rezervace, zpracovává Správce tyto údaje jako samostatný správce pro účely poskytování vlastních služeb, plnění smlouvy a plnění zákonných povinností.

Host bere na vědomí, že na zpracování osobních údajů prováděné příslušným rezervačním portálem nebo jiným partnerem se mohou vztahovat také jeho vlastní zásady ochrany osobních údajů.

 

 

6. PREVIO, ALFRÉD, FUSION A JEJICH TECHNICKÉ PROPOJENÍ

Pro správu rezervací a ubytovacích služeb Provozovatel využívá systém Previo.

Pro online check-in využívá Provozovatel službu Alfréd.

Pro evidenci objednávek a útraty v restauraci RAF House využívá Provozovatel restaurační systém Fusion.

Jednotlivé používané systémy mohou být vzájemně technicky propojeny prostřednictvím aplikačních rozhraní (API), aby bylo možné zajistit efektivní přenos údajů potřebných pro poskytování služeb, správu rezervací, online check-in, evidenci útrat a další provozní procesy.

Technickou správu, integraci a práci s API těchto systémů zajišťuje pro Provozovatele Smartus s.r.o.

V rámci této činnosti může Smartus s.r.o. v nezbytném rozsahu přicházet do styku s osobními údaji zpracovávanými v propojených systémech.

Přístup je omezen na rozsah nezbytný pro:

  • technickou správu,

  • integraci,

  • údržbu,

  • řešení technických chyb,

  • bezpečný provoz,

  • podporu propojených systémů.

Smartus s.r.o. není provozovatelem rezervačního systému Previo, online check-in systému Alfréd ani restauračního systému Fusion. Jeho role spočívá zejména v technické správě a integraci systémů a jejich API.

Typický proces může například probíhat takto:

rezervace → Previo → online check-in Alfréd → pobyt → objednávka v RAF House / Fusion → uzavření objednávky → přenos souhrnné částky prostřednictvím propojení/API → účet Hosta v Previu → vyúčtování při check-outu.

 

 

7. IT SLUŽBY, KEY BOXY A PŘÍSTUPOVÝ SYSTÉM

Provozovatel využívá externího poskytovatele IT služeb, kterým je Smartus s.r.o.

Smartus s.r.o. zajišťuje zejména technickou podporu a správu:

  • IT infrastruktury,

  • elektronických přístupových systémů,

  • key boxů,

  • API integrací,

  • technických propojení používaných systémů.

V souvislosti s provozem těchto systémů mohou být zpracovávány technické a provozní údaje nezbytné pro:

  • zajištění přístupu oprávněných osob,

  • správu přístupových karet,

  • provoz key boxů,

  • technickou správu systémů,

  • řešení technických problémů,

  • zajištění bezpečného provozu.

Pokud Smartus s.r.o. zpracovává osobní údaje jménem Provozovatele, činí tak pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování sjednaných služeb a na základě příslušného smluvního vztahu.

 

 

8. ELEKTRONICKÝ PŘÍSTUPOVÝ SYSTÉM

Vila Placzek využívá elektronický přístupový systém a přístupové karty.

V souvislosti s jeho provozem mohou být zpracovávány zejména:

  • identifikace přístupové karty,

  • přiřazení karty konkrétnímu Hostu nebo rezervaci,

  • oprávnění k přístupu do jednotlivých částí objektu,

  • datum a čas přístupu,

  • informace o úspěšném nebo neúspěšném pokusu o přístup,

  • případné technické údaje související s provozem systému.

Údaje jsou využívány zejména pro:

  • umožnění vstupu oprávněným osobám,

  • řízení přístupových oprávnění,

  • ochranu objektu a majetku,

  • řešení bezpečnostních incidentů,

  • kontrolu neoprávněného vstupu,

  • řešení technických problémů.

Přístup k technickým záznamům může mít v nezbytném rozsahu také Smartus s.r.o., pokud je to potřebné pro technickou správu systému, diagnostiku nebo odstranění technické závady.

Přístup k osobním údajům je omezen pouze na rozsah nezbytný pro konkrétní účel.

Záznamy o přístupu jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro naplnění uvedených účelů, ochranu práv Správce a řešení případných bezpečnostních nebo technických incidentů.

 

 

9. KAMEROVÝ SYSTÉM

V areálu Vily Placzek a v prostorách souvisejících s provozem RAF House je provozován kamerový systém.

Kamerový systém snímá vybrané společné prostory a venkovní části areálu.

Účelem kamerového systému je zejména:

  • ochrana majetku,

  • ochrana osob,

  • prevence poškození majetku a protiprávního jednání,

  • ochrana objektů a areálu,

  • řešení bezpečnostních incidentů,

  • dokumentace škodních událostí,

  • případné uplatnění nebo obhajoba právních nároků.

Správcem osobních údajů získaných prostřednictvím kamerového systému je RAF House s.r.o.

Právním základem je zejména oprávněný zájem Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Kamerový systém je provozován pouze v rozsahu přiměřeném sledovanému účelu a s ohledem na ochranu soukromí osob pohybujících se v monitorovaných prostorách.

Doba uchování kamerových záznamů

Kamerové záznamy jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu kamerového systému, nejdéle však 14 dnů.

V závislosti na kapacitě záznamového zařízení může dojít k automatickému přepsání starších záznamů i před uplynutím této lhůty.

Pokud je konkrétní kamerový záznam potřebný pro řešení bezpečnostního incidentu, škody, protiprávního jednání, pojistné události nebo pro uplatnění či obhajobu právního nároku, může být příslušný záznam vyčleněn z automatického přepisování a uchováván po dobu nezbytnou k vyřešení dané věci nebo po dobu vyžadovanou příslušným právním řízením.

Kamerové záznamy nejsou běžně poskytovány hostům ani jiným osobám na jejich žádost.

Kamerové záznamy mohou být v rozsahu stanoveném právními předpisy zpřístupněny zejména:

  • Policii České republiky,

  • orgánům činným v trestním řízení,

  • soudům,

  • správním orgánům,

  • pojišťovnám,

  • případně jiným oprávněným subjektům.

Kamerové záznamy nejsou poskytovány třetím osobám bez odpovídajícího právního důvodu.

Informace o provozu kamerového systému jsou uvedeny také přímo v monitorovaných prostorách prostřednictvím příslušného informačního označení.

 

 

10. DOMOVNÍ KNIHA A UBYTOVÁNÍ CIZINCŮ

Správce vede evidenci ubytovaných osob v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy.

V rámci evidence mohou být zpracovávány zejména:

  • jméno a příjmení,

  • datum narození,

  • adresa trvalého pobytu nebo bydliště,

  • státní občanství,

  • číslo dokladu totožnosti nebo cestovního dokladu,

  • datum příjezdu a odjezdu,

  • případně další údaje vyžadované právními předpisy.

U cizinců mohou být zpracovávány také údaje vyžadované právními předpisy pro evidenci a oznamovací povinnosti ubytovatele, včetně údajů o cestovním dokladu, vízu nebo povolení k pobytu, pokud jsou pro konkrétní osobu relevantní.

Údaje o ubytovaných cizincích jsou v zákonem stanoveném rozsahu a lhůtách poskytovány prostřednictvím systému Ubyport Policii České republiky, případně jiným příslušným orgánům veřejné moci, pokud tak stanoví právní předpis.

Údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

 

 

11. PLATEBNÍ A BANKOVNÍ SYSTÉMY

Při zpracování plateb mohou být využívány elektronické platební a bankovní systémy a jejich technická rozhraní (API).

Provozovatel může využívat technické služby třetích stran pro integraci těchto systémů s účetními, rezervačními nebo jinými provozními systémy.

Technická integrační řešení mohou zpracovávat údaje nezbytné pro:

  • identifikaci platby,

  • její spárování s rezervací nebo zákaznickým účtem,

  • kontrolu úhrady,

  • řádné zaúčtování,

  • případné vrácení platby.

Při technické správě těchto integrací může v nezbytném rozsahu přicházet do styku s technickými údaji také Smartus s.r.o.

Přístup k technickým integračním prvkům, autentizačním údajům, tokenům a obdobným bezpečnostním prvkům je omezen na oprávněné osoby a poskytovatele technických služeb v rozsahu nezbytném pro jejich činnost.

 

 

12. REKLAMACE, STÍŽNOSTI, ŠKODY A PRÁVNÍ NÁROKY

Správce může zpracovávat osobní údaje v souvislosti s:

  • reklamacemi,

  • stížnostmi,

  • škodními událostmi,

  • spory s Hosty,

  • neuhrazenými pohledávkami,

  • vymáháním pohledávek,

  • uplatněním nebo obhajobou právních nároků.

Součástí takového zpracování může být také uchování související e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace, smluv, objednávek, platebních údajů, fotografií, kamerových záznamů, záznamů přístupového systému a dalších podkladů, pokud je jejich uchování nezbytné.

Právním základem je zejména oprávněný zájem Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a případně plnění právní povinnosti.

 

 

13. FOTOGRAFIE A AUDIOVIZUÁLNÍ ZÁZNAMY

V souvislosti s provozem Vily Placzek a prezentací jejích prostor může Správce příležitostně pořizovat fotografie nebo audiovizuální záznamy prostor, jejich vybavení, dekorací a atmosféry pořádaných akcí.

Tyto materiály mohou být využity zejména pro prezentaci Vily Placzek na webových stránkách, sociálních sítích a v dalších propagačních materiálech.

Při pořizování fotografií je kladen důraz především na prostory a celkovou atmosféru Vily Placzek, nikoli na jednotlivé Hosty. Soukromí a pohodlí Hostů je pro Správce prioritou.

Fotografie jsou pořizovány tak, aby nebyli cíleně zachycováni ani zveřejňováni jednotliví Hosté s rozpoznatelným obličejem.

Pokud se Host na fotografii objeví pouze náhodně nebo jako součást celkového záběru a není podle fotografie rozpoznatelný, může být takový záběr využit pro prezentaci prostor a atmosféry Vily Placzek.

Host má právo požádat, aby fotografie nebo audiovizuální záznamy, na kterých je zachycen nebo které se týkají jeho soukromé akce, nebyly pro marketingové účely využívány. Správce takové přání respektuje a příslušné materiály pro marketingové účely nepoužije, případně je z již používaných marketingových kanálů v přiměřeném rozsahu odstraní.

Správce při pořizování a používání fotografií vždy přihlíží k charakteru konkrétní akce a respektuje soukromí Hostů.

 

 

14. ECOMAIL A OBCHODNÍ SDĚLENÍ

Pro zasílání newsletterů a obchodních sdělení může Provozovatel využívat službu Ecomail.

V případě odběru newsletteru může být zpracovávána zejména:

  • e-mailová adresa,

  • jméno a příjmení, pokud byly poskytnuty,

  • informace o odběru,

  • informace o odhlášení,

  • případně údaje o interakci s obchodním sdělením.

Marketingová komunikace je zasílána v souladu s platnými právními předpisy.

Pokud je pro zasílání konkrétního typu obchodních sdělení vyžadován souhlas, bude takový souhlas získán před zahájením příslušného zpracování.

Odběr obchodních sdělení lze kdykoli ukončit prostřednictvím odkazu uvedeného v příslušném e-mailu nebo jiným způsobem uvedeným v obchodním sdělení.

 

 

15. COOKIES A WEBOVÉ STRÁNKY

Webové stránky www.vilaplaczek.cz mohou používat cookies a obdobné technologie.

Cookies mohou být používány zejména pro:

  • správné fungování webových stránek,

  • technické zajištění webu,

  • zapamatování uživatelských nastavení,

  • statistické vyhodnocování návštěvnosti,

  • případně marketingové účely.

Webové stránky mohou využívat zejména nástroj Google Analytics pro statistické vyhodnocování návštěvnosti a používání webových stránek.

Analytické a jiné netechnické cookies jsou používány v režimu odpovídajícím platným právním předpisům a v případech, kdy je vyžadován souhlas uživatele, jsou aktivovány až po jeho udělení.

Podrobnější informace o používaných cookies a možnostech jejich nastavení jsou uvedeny v cookie liště nebo v samostatném dokumentu o cookies.

 

 

16. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

  • zaměstnancům a pracovníkům Provozovatele,

  • osobám zajišťujícím provoz Vily Placzek,

  • poskytovatelům rezervačních systémů,

  • poskytovatelům online check-in služeb,

  • poskytovatelům IT služeb,

  • poskytovatelům elektronických přístupových systémů,

  • poskytovatelům key boxů,

  • poskytovatelům platebních služeb,

  • účetním a daňovým poradcům,

  • poskytovatelům cloudových a hostingových služeb,

  • právním a odborným poradcům,

  • poskytovatelům marketingových a e-mailových služeb,

  • pojišťovnám v případě řešení škodní události,

  • Policii České republiky,

  • soudům a dalším orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

Osobní údaje nejsou poskytovány třetím stranám ve větším rozsahu, než je nezbytné pro konkrétní účel.

 

 

17. ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Provozovatel může při své činnosti využívat externí poskytovatele, kteří mohou při poskytování svých služeb přicházet do styku s osobními údaji.

Může se jednat zejména o poskytovatele:

  • rezervačních systémů,

  • online check-in služeb,

  • IT služeb,

  • elektronických přístupových systémů,

  • key boxů,

  • platebních služeb,

  • účetních služeb,

  • hostingových a cloudových služeb,

  • e-mailových a marketingových služeb,

  • dalších technických služeb.

Smartus s.r.o.

Smartus s.r.o. může pro Provozovatele zajišťovat zejména:

  • technickou správu IT infrastruktury,

  • správu a integraci používaných systémů,

  • správu API propojení mezi systémy,

  • technickou správu elektronických přístupových systémů,

  • správu key boxů,

  • technickou podporu,

  • řešení technických incidentů,

  • údržbu a aktualizaci integračních řešení.

Při poskytování těchto služeb může Smartus s.r.o. v nezbytném rozsahu přicházet do styku s osobními údaji zpracovávanými v systémech Provozovatele.

Pokud při poskytování služeb zpracovává osobní údaje jménem Provozovatele, činí tak na základě příslušného smluvního vztahu a pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování sjednaných služeb.

 

 

18. DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly získány, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

Doba uchování se může lišit podle typu osobních údajů a účelu zpracování.

Rezervační a poptávkové údaje

Údaje související s poptávkou a rezervací uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení poptávky, poskytnutí služby a následné vyřízení případných nároků.

Účetní a daňové údaje

Údaje obsažené v účetních a daňových dokladech uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Údaje potřebné pro právní nároky

Údaje mohou být uchovávány po dobu nezbytnou pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Evidence cizinců

Údaje zpracovávané v souvislosti s plněním zákonných povinností ubytovatele jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Kamerové záznamy

Kamerové záznamy jsou uchovávány nejdéle 14 dnů, pokud není konkrétní záznam uchováván déle z důvodu řešení konkrétního incidentu, škody, pojistné události nebo právního nároku.

Záznamy elektronického přístupového systému

Záznamy o elektronických přístupech jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti objektu, řešení technických a bezpečnostních incidentů a ochranu práv Správce.

Marketingové údaje

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, jsou údaje zpracovávány do jeho odvolání, případně po dobu uvedenou v konkrétním souhlasu, pokud neexistuje jiný právní titul pro jejich další zpracování.

 

 

19. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DO TŘETÍCH ZEMÍ

Někteří poskytovatelé technických, rezervačních, cloudových nebo jiných služeb mohou mít sídlo nebo využívat infrastrukturu mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud při využívání konkrétní služby dochází k předávání osobních údajů do třetí země, bude takové předání prováděno pouze v souladu s podmínkami GDPR a na základě odpovídajícího právního mechanismu.

 

 

20. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ A PROFILOVÁNÍ

Při poskytování ubytovacích služeb Správce standardně neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, které by vůči Hostovi mělo právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo.

 

 

21. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Osoba, jejíž osobní údaje Správce zpracovává, má za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

21.1. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat potvrzení, zda Správce zpracovává vaše osobní údaje, a pokud ano, získat k těmto údajům přístup a informace o jejich zpracování.

21.2. Právo na opravu

Máte právo požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.

21.3. Právo na výmaz

V určitých případech máte právo požadovat výmaz osobních údajů.

Toto právo není absolutní a nevztahuje se například na případy, kdy je Správce povinen osobní údaje dále uchovávat ze zákona nebo je potřebuje pro uplatnění či obhajobu právních nároků.

21.4. Právo na omezení zpracování

V případech stanovených GDPR můžete požadovat omezení zpracování svých osobních údajů.

21.5. Právo na přenositelnost údajů

Za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat předání osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

21.6. Právo vznést námitku

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku.

21.7. Odvolání souhlasu

Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

 

 

22. JAK UPLATNIT SVÁ PRÁVA

Svá práva můžete uplatnit písemně nebo elektronicky na:

RAF House s.r.o.
Tovární 180/9
664 91 Ivančice – Alexovice

E-mail: info@vilaplaczek.cz

V žádosti doporučujeme uvést:

  • jméno a příjmení,

  • kontaktní údaj,

  • popis požadavku,

  • případně další informace potřebné k identifikaci konkrétního zpracování.

Správce může v odůvodněných případech požadovat přiměřené ověření totožnosti žadatele, aby zabránil neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů.

 

 

23. STÍŽNOST U DOZOROVÉHO ÚŘADU

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

V České republice je dozorovým orgánem:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

 

 

24. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před:

  • neoprávněným přístupem,

  • neoprávněnou změnou,

  • ztrátou,

  • zničením,

  • neoprávněným zveřejněním,

  • jiným neoprávněným zpracováním.

Přístup k osobním údajům je umožněn pouze osobám, které jej potřebují pro výkon své činnosti.

 

 

25. OSOBNÍ ÚDAJE DĚTÍ

Při rezervaci a pobytu mohou být zpracovávány také údaje o dětech jakožto ubytovaných osobách.

Údaje o dětech zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění ubytování, splnění právních povinností a poskytování objednaných služeb.

Pro děti do 2 let jsou ve Vile Placzek k dispozici dětské postýlky. Rezervace této služby může být spojena se zpracováním údajů nezbytných pro její zajištění.

 

 

26. MARKETINGOVÁ KOMUNIKACE

Pokud nám Host nebo jiná osoba poskytne souhlas se zasíláním obchodních sdělení, můžeme její kontaktní údaje využívat pro zasílání informací o:

  • nabídce Vily Placzek,

  • ubytování,

  • akcích,

  • speciálních nabídkách,

  • službách RAF House,

  • dalších relevantních službách Provozovatele.

Souhlas lze kdykoli odvolat.

Odhlášení z marketingové komunikace je možné také prostřednictvím odkazu uvedeného v každém elektronickém obchodním sdělení.

 

 

27. SVATBY, FIREMNÍ AKCE A DALŠÍ EVENTY

V případě svateb, firemních akcí, večírků a dalších eventů může být zpracováváno větší množství osobních údajů účastníků.

Osobní údaje mohou být získány zejména od:

  • objednatele akce,

  • jednotlivých účastníků,

  • osob zajišťujících organizaci akce,

  • externích dodavatelů.

Objednatel akce je povinen předávat Provozovateli pouze osobní údaje, které je oprávněn předat a jejichž předání je nezbytné pro zajištění konkrétní akce.

 

 

28. KOMUNIKACE S HOSTEM

Provozovatel může s Hostem komunikovat zejména prostřednictvím:

  • e-mailu,

  • telefonu,

  • rezervačního systému,

  • systému Alfréd,

  • komunikačních nástrojů Partnera.

Telefonické hovory se zákazníky a Hosty mohou být nahrávány. Vždy je o tom host předem upozorněn. 

Host odpovídá za správnost kontaktních údajů uvedených při rezervaci nebo poptávce.

Důležité informace k pobytu mohou být zaslány na e-mail nebo prostřednictvím rezervačního systému.

 

 

29. PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ

V závislosti na konkrétním účelu zpracování jsou osobní údaje zpracovávány zejména na základě:

  • čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy,

  • čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti,

  • čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem Správce,

  • čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů, pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován.

 

 

30. AKTUALIZACE ZÁSAD

Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány zejména v souvislosti se:

  • změnou poskytovaných služeb,

  • změnou používaných technologií,

  • změnou rezervačních systémů,

  • změnou způsobu online check-inu,

  • změnou právních předpisů.

Aktuální verze zásad je zveřejněna na webových stránkách:

www.vilaplaczek.cz

 

 

31. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou určeny zejména pro Hosty a další osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti s provozem Vily Placzek.

Tyto zásady nenahrazují individuální informace, které může být Správce povinen poskytnout konkrétnímu subjektu údajů podle povahy konkrétního zpracování.

Podrobnější informace mohou být poskytnuty také v rámci konkrétního rezervačního systému, online check-inu, cookie lišty nebo jiné služby, pokud to vyžaduje povaha daného zpracování.

 

 

RAF House s.r.o.
Provozovatel Vily Placzek

Tovární 180/9
664 91 Ivančice – Alexovice
IČO: 09216731
DIČ: CZ09216731
E-mail: info@vilaplaczek.cz
Web: www.vilaplaczek.cz

Účinnost od: 1.10.2026